22 conseils Excel pour devenir un tableur professionnel

Très peu de gens sur la planète Terre pourraient jamais dire qu'ils maîtrisent parfaitement toutes les petites choses complexes de Microsoft Excel. Il s’agit de la première application de tableur au monde et est la norme de l’industrie depuis près de 35 ans. Elle remplace l’ancienne vénérable Lotus 1-2-3, la première application révolutionnaire pour ordinateurs personnels dans les années 1980.

La prédominance de Microsoft Excel en tant que tableur n'a pas encore été véritablement testée, certainement pas par Quattro Pro de Corel (encore vendu aujourd'hui dans WordPerfect Office Pro), les outils open source d'Apache ou de LibreOffice, ni même par Google Sheets (le tableur de Google Drive).).

Il y a une raison à cela. Excel est plus qu'une marque connue de tous: elle est puissante. Il fait à peu près tout ce que l'on pourrait demander dans un tableur. La version actuelle d'Excel 2019, disponible dans Microsoft Office 2019 dans le cadre d'un abonnement Microsoft 365 et d'autres méthodes, est un choix des éditeurs PCMag.

Ce n'est pas juste pour les chiffres. Beaucoup de gens peuplent les grilles apparemment infinies d'Excel avec des données, en les utilisant comme base de données à plat. Cela peut faire un responsable de contact relativement efficace ou un responsable de relation client à part entière. Ce n’est pas si choquant de voir des gens l’utiliser comme traitement de texte, malgré le fait que Microsoft Word soit assis à côté.

Une chose que presque tous les utilisateurs d'Excel ont en commun: ne pas en savoir assez. Il y a tellement de façons de découper des nombres, de leur donner un nouveau look, et plus encore, il est impossible de les raconter toutes. Des livres entiers sont écrits sur le sujet. Mais il est facile de maîtriser certains des conseils les plus intéressants et les plus complexes qui faciliteront votre utilisation du programme et vous feront ressembler au gourou de la feuille de calcul high-tech de votre bureau. Adoptez donc toutes ces astuces pour exceller chez Excel.

Sauts de ligne et habillage du texte

Taper dans les cellules de la feuille de calcul peut être frustrant, car le texte que vous tapez par défaut est de continuer indéfiniment, sans revenir à une nouvelle ligne. Tu peux changer ça. Créez une nouvelle ligne en tapant Alt + Entrée (si vous appuyez sur Entrée seul, vous sortez de la cellule). Vous pouvez également cliquer sur l' option Habiller le texte sous l'onglet Accueil en haut de l'écran, ce qui signifie que tout le texte est renvoyé au bord de la cellule dans laquelle vous vous trouvez. Redimensionnez la ligne / colonne et réglez le texte à nouveau.



Ctrl + Maj pour sélectionner

Il existe des moyens beaucoup plus rapides de sélectionner un jeu de données que d'utiliser la souris et de faire glisser le curseur. Cliquez dans la première cellule que vous souhaitez sélectionner et maintenez la touche Ctrl + Maj enfoncée, puis appuyez sur la flèche vers le bas pour obtenir toutes les données de la colonne ci-dessous, sur la flèche vers le haut pour obtenir toutes les données ci-dessus, ou sur les flèches de gauche ou de droite pour obtenir toutes les informations. la rangée (à gauche ou à droite, bien sûr). Combinez les directions pour obtenir une colonne entière ainsi que tout ce qui se trouve dans les rangées à gauche ou à droite. Il ne sélectionnera que les cellules avec des données (même des données invisibles). Si vous utilisez Ctrl + Maj + Fin, le curseur passera à la cellule de droite la plus basse avec les données, en sélectionnant tout le reste. Donc, si le curseur est dans la cellule supérieure gauche (A1), c'est tout. Encore plus rapidement: Ctrl + Maj + * (l'astérisque) sélectionnera l'ensemble des données, quelle que soit la cellule sélectionnée. ( Image par xuuxuu de Pixabay )



Remplissage automatique

Ceci est une évidence, mais si facilement négligé. Vous commencez à taper une série de choses répétitives, telles que des dates (1/1/20, 1/2/20, 1/3/20, etc.) et vous savez que votre journée est longue. Au lieu de cela, commencez la série et déplacez le curseur à l'écran vers la partie inférieure droite de la dernière cellule, la poignée de remplissage. Lorsqu'il se transforme en un signe plus (+), cliquez et faites glisser vers le bas pour sélectionner toutes les cellules que vous devez remplir. Ils se rempliront comme par magie en utilisant le motif que vous avez commencé. Et il peut aussi remonter une colonne, à gauche ou à droite sur une ligne.

Mieux encore, vous pouvez remplir automatiquement sans trop de motif. Là encore, choisissez une ou plusieurs cellules, passez à la poignée de recopie, cliquez et faites glisser. Vous aurez un menu d'options. Plus vous saisissez de données au début, meilleure est l'option Remplir série pour créer vos options de remplissage automatique. Découvrez ce tutoriel Microsoft.



Remplissage instantané

Le remplissage instantané remplira intelligemment une colonne en fonction du modèle de données qu'il voit dans la première colonne (cela aide si la ligne du haut est une ligne d'en-tête unique). Par exemple, si la première colonne contient tous les numéros de téléphone au format "2125034111" et que vous souhaitez qu'ils ressemblent tous à "(212) -503-4111, " commencez à taper. Dans la deuxième cellule, Excel doit reconnaître le motif et afficher ce qu'il pense que vous voulez. Il suffit d'appuyer sur Entrée pour les utiliser. Cela fonctionne avec des chiffres, des noms, des dates, etc. Si la deuxième cellule ne vous donne pas de plage précise, saisissez-en un peu plus, le motif peut être difficile à reconnaître. Ensuite, allez dans l'onglet Données et cliquez sur le bouton Remplissage Flash. Consultez ce didacticiel Microsoft pour en savoir plus.



Texte en colonnes

Supposons que vous ayez une colonne complète de noms, avant-dernière, mais que vous souhaitiez deux colonnes qui les séparent. Sélectionnez les données, puis sous l'onglet Données (en haut), cliquez sur Texte en colonnes. Choisissez de les séparer par des délimiteurs (en fonction des espaces ou des virgules - idéal pour les valeurs de données CSV) ou par une largeur fixe. Une largeur fixe est utilisée lorsque toutes les données sont entassées dans la première colonne, mais séparées par un nombre fixe d'espaces ou de points. Le reste est magique, avec des options supplémentaires pour certains numéros.



Collage spécial à transposer

Vous avez un tas de lignes. Vous voulez qu'ils soient des colonnes. Ou vice versa. Vous feriez bouger les choses, cellule par cellule. Copiez ces données, sélectionnez Collage spécial, cochez la case Transposer et cliquez sur OK pour coller dans une autre orientation. Les colonnes deviennent des lignes, les lignes deviennent des colonnes.



Plusieurs cellules, mêmes données

Pour une raison quelconque, vous devrez peut-être écrire la même chose encore et encore dans les cellules d'une feuille de calcul. C'est atroce. Cliquez simplement sur l’ensemble des cellules, soit en faisant glisser votre curseur, soit en maintenant la touche Ctrl enfoncée pendant que vous cliquez sur chacune d’elles. Tapez-le sur la dernière cellule, puis appuyez sur Ctrl + Entrée. Ce que vous avez saisi va dans chaque cellule sélectionnée.



Collage spécial avec des formules

Supposons que vous souhaitiez afficher un pourcentage élevé de nombres au format décimal. Le problème est que le chiffre 1 ne devrait pas être 100%, mais c'est ce que vous donne Excel si vous cliquez simplement sur le bouton Style de pourcentage (ou appuyez sur Ctrl-Maj-%). Vous voulez que 1 soit 1%. Vous devez donc le diviser par 100. C'est là qu'intervient Paste Special.

D'abord, tapez 100 dans une cellule et copiez-la. Ensuite, sélectionnez tous les nombres que vous souhaitez reformater, sélectionnez Coller spécial, cliquez sur le bouton radio " Diviser ", et vous obtenez la dynamite: vous avez des nombres convertis en pourcentages. Cela fonctionne également pour ajouter, soustraire ou multiplier instantanément des nombres, évidemment.



Utiliser des graphiques dans les graphiques

Vous pouvez insérer un graphique dans n’importe quel élément d’un graphique Excel. Tout élément. Chaque barre, morceau de tarte, etc. peut supporter sa propre image. Par exemple, ci-dessus, un indicateur d'état du Dakota du Sud sur le graphique à secteurs (placé en sélectionnant la tranche, en utilisant le menu déroulant Options de la série et en sélectionnant "Remplissage image ou texture"), ainsi qu'un logo PCMag intégré (placé avec le Insérer le bouton Images de l'onglet). Vous pouvez même aller avec "pas de remplissage" du tout, ce qui a causé cette tranche manquante.

Les images clipart peuvent être coupées et collées en un élément - billets d'un dollar pour montrer les dollars dépensés, gouttes d'eau pour les coûts de plomberie, ce genre de chose. Le fait de mélanger et de faire correspondre un trop grand nombre d’éléments graphiques rend la lecture impossible, mais les options que vous avez valent la peine d’être bricolées. Laissez le graphiste résident les vérifier avant de les utiliser.



Enregistrer les graphiques en tant que modèles

Excel propose plus de types de graphiques que Jimmy Carter n’a que des dents et des cacahuètes, mais il est presque impossible de trouver un graphique par défaut parfaitement adapté à votre présentation. Heureusement, la capacité d'Excel à personnaliser tous ces graphiques est exemplaire. Mais quand faut-il en créer un? C'est pénible. Ce n'est pas obligé. Enregistrez votre graphique d'origine en tant que modèle.

Une fois qu'un graphique est perfectionné, cliquez dessus avec le bouton droit de la souris. Sélectionnez Enregistrer en tant que modèle. Enregistrez un fichier avec une extension CRTX dans votre dossier de modèles Microsoft Excel par défaut. Une fois que vous faites cela, appliquer le modèle est un gâteau. Sélectionnez les données que vous souhaitez représenter dans un graphique, accédez à l' onglet Insertion, cliquez sur Graphiques recommandés, puis sur l'onglet Tous les graphiques et sur le dossier Modèles. Dans la zone Mes modèles, choisissez celui à appliquer, puis cliquez sur OK.

Certains éléments, tels que le texte des légendes et des titres, ne sont traduits que s'ils font partie des données sélectionnées. Vous obtiendrez toutes les sélections de police et de couleur, les graphiques incorporés et même les options de série (comme une ombre portée ou un reflet autour d'un élément de graphique).



Travailler avec des cellules sur plusieurs feuilles

Celui-ci, appelé Somme 3D, fonctionne lorsque plusieurs classeurs d'un même classeur ont la même présentation de base, par exemple des relevés trimestriels ou annuels. Par exemple, dans la cellule B3, vous avez toujours le montant en dollars pour la même semaine correspondante dans le temps.

Sur une nouvelle feuille de calcul du classeur, accédez à une cellule et tapez une formule telle que = sum ('Y1: Y10'! B3). Cela indique une formule SOMME (additionnant les choses) pour toutes les feuilles intitulées Y1 à Y10 (soit 10 ans) et en regardant la cellule B3 dans chacune d'elles. Le résultat sera la somme de toutes les 10 années. C'est un bon moyen de créer une feuille de calcul principale qui renvoie à des données en constante évolution.



Cacher à la vue

Il est facile de masquer une ligne ou une colonne - il suffit de tout sélectionner en cliquant sur l'en-tête de la lettre ou du numéro, de cliquer avec le bouton droit de la souris et de sélectionner "Masquer". (Vous pouvez afficher en sélectionnant les colonnes d'un côté à la fois, en cliquant avec le bouton droit de la souris et en sélectionnant "Afficher"). Mais que se passe-t-il si vous souhaitez masquer une petite partie de données mal placées, mais que vous souhaitez tout de même pouvoir travailler? Facile. Mettez en surbrillance les cellules, cliquez avec le bouton droit de la souris et choisissez Formater les cellules. Sur l' onglet Nombre en haut, allez à Catégorie et sélectionnez " Personnalisé ". Tapez trois points-virgules (;;;) dans le champ Type:. Cliquez sur OK. Maintenant, les chiffres ne sont pas visibles, mais vous pouvez toujours les utiliser dans des formules.



Masquer une feuille entière

Votre classeur Excel typique (le fichier dans lequel vous travaillez) peut être chargé avec de nombreuses feuilles de calcul (chaque feuille étant indiquée par un onglet au bas, que vous pouvez nommer). Cachez une feuille si vous le souhaitez, plutôt que de la supprimer, ce qui permet de conserver ses données non seulement à titre de référence, mais également pour les formules des autres feuilles du classeur. Cliquez avec le bouton droit sur l'onglet de la feuille du bas et sélectionnez Masquer. Lorsque vous devez le retrouver, vous devez accéder à l'onglet Affichage en haut, cliquer sur Afficher, puis choisir le nom de la feuille dans la liste qui apparaît.

Il existe également un bouton Masquer dans le menu de l'onglet Affichage en haut. Qu'est-ce qui se passe quand vous cliquez dessus? Il cache tout le classeur que vous utilisez. On dirait que vous avez fermé le fichier, mais Excel continue à fonctionner. Lorsque vous fermez le programme, il vous sera demandé si vous souhaitez enregistrer les modifications apportées au classeur masqué. Lorsque vous allez ouvrir le fichier, Excel vous affiche ce qui semble être un classeur vide, jusqu'à ce que vous cliquiez à nouveau sur Afficher.



Utiliser un classeur personnel pour les macros

Lorsque vous affichez un classeur entier, vous verrez probablement apparaître un classeur que vous ne saviez pas caché: le fichier Personal.XLSB. Il s'agit en fait du classeur personnel Excel créé pour vous. il est ouvert en tant que classeur masqué à chaque démarrage d'Excel. La raison de l'utiliser? Macros Lorsque vous créez une macro, elle ne fonctionne pas avec toutes les feuilles de calcul que vous créez par défaut (comme dans Word). Une macro est liée au classeur dans lequel elle a été créée. Toutefois, si vous la stockez dans Personal.XLSB, il sera disponible tout le temps, dans tous vos fichiers de tableur. L'astuce consiste à sélectionner "Classeur de macros personnelles" dans le champ "Enregistrer la macro dans" lorsque vous enregistrez la macro . (Vous pouvez enregistrer une macro en activant l'onglet Développeurs: allez dans l'onglet Fichier, sélectionnez Options, cliquez sur Personnaliser le ruban, puis dans la zone Onglets principaux, cochez Développeurs et cliquez sur OK.)



Pivot! Pivot!

Des livres entiers ont été consacrés à PivotTabels. Ce sont des résumés de votre gigantesque collection de données qui facilite beaucoup l'analyse des informations en fonction de vos points de référence. Par exemple, si vous avez l'ensemble des notes de tous vos étudiants pour tous les tests de l'année, un tableau croisé dynamique peut vous aider à réduire le nombre d'élèves à un élève pendant un mois. Il appartient à tous ceux qui possèdent des données volumineuses de jouer avec eux (faites une copie des données originales pour commencer à jouer).

Pour en créer un, vérifiez que toutes les colonnes et toutes les lignes sont intitulées comme il se doit, puis sélectionnez Tableau croisé dynamique dans l' onglet Insertion. Mieux encore, essayez l'option de tableaux croisés dynamiques recommandés pour voir si Excel peut choisir le bon type pour vous. Ou essayez le graphique croisé dynamique, qui crée un tableau croisé dynamique avec un graphique inclus pour le rendre plus facile à comprendre.



Format conditionnellement

Vous cherchez une énorme quantité de données et vous vous demandez où sont les points forts? Qui a le score le plus élevé (ou le plus bas), quels sont les cinq meilleurs, etc.? La mise en forme conditionnelle d'Excel fera tout, de la bordure au surlignage au codage couleur du tableau en entier. Il va même créer un graphique dans chaque cellule afin que vous puissiez visualiser le haut et le bas de la plage de chiffres en un coup d'œil. (Ci-dessus, les nombres les plus élevés sont en vert rapide, les plus bas en rouge, avec un spectre entre les deux.) Utilisez le sous-menu Règles des cellules surlignées pour créer davantage de règles permettant de rechercher des éléments, tels que le texte contenant une certaine chaîne de caractères. mots, dates récurrentes, valeurs dupliquées, etc. Il existe même une option supérieur à / inférieur à afin que vous puissiez comparer les changements de nombre.



Valider les données pour créer des menus déroulants

Créer une feuille de calcul pour que les autres puissent l'utiliser? Si vous souhaitez créer un menu déroulant de sélections à utiliser dans des cellules particulières (afin qu'elles ne puissent pas tout gâcher!), Rien de plus simple. Mettez la cellule en surbrillance, accédez à l' onglet Données et cliquez sur Validation des données. Sous "Autoriser:", sélectionnez " Liste ". Ensuite, dans le champ "Source:", tapez une liste avec des virgules entre les options. Ou bien, cliquez sur le bouton en regard du champ Source et revenez dans la même feuille pour sélectionner une série de données. Il s'agit du meilleur moyen de gérer des listes volumineuses. Vous pourrez cacher ces données plus tard, cela fonctionnera toujours. La validation des données est également un bon moyen de limiter les données saisies. Par exemple, indiquez une plage de dates. Les utilisateurs ne peuvent pas entrer de dates antérieures ou ultérieures à ce que vous spécifiez. Vous pouvez même créer le message d'erreur qu'ils verront.



Insertion de capture d'écran

Excel rend extrêmement facile de prendre une capture d'écran de tout autre programme ouvert sur votre bureau et de l'insérer dans une feuille de calcul. Il suffit d'aller à l'onglet Insérer, sélectionnez Capture d'écran et vous obtiendrez un menu déroulant affichant une vignette de tous les programmes ouverts. Choisissez-en un pour insérer l'image en taille réelle. Redimensionnez-le comme vous le souhaitez.



Insérer des données Excel dans Word

Il y a 35 ans, l'idée de transférer des données d'Excel dans Word ou PowerPoint époustouflait l'univers des suites bureautiques. Aujourd'hui, il n'y a rien à faire. Que vous preniez des cellules de données ou un graphique à part entière, copiez-le et collez-le dans l'autre programme. Ce qu'il faut savoir, c'est qu'il s'agit d'un processus de création de lien: si vous modifiez les données dans la feuille de calcul, elles seront également modifiées dans Word DOC ou PowerPoint PPT. Si vous ne le souhaitez pas, collez-le sous forme graphique. Utilisez le propre outil spécial de collage de Word pour cela. Ou, lorsque vous utilisez Excel, accédez à l' onglet Accueil en haut, sélectionnez le menu Copier et utilisez l'option Copier en tant qu'image. Ensuite, vous pouvez coller le graphique dans n’importe quel programme.



Utilisez $ pour empêcher le changement

Lorsque vous écrivez une formule, vous référencez les cellules en fonction de leur position, par exemple A1. Si vous copiez une formule et que vous la collez dans la cellule suivante, Excel déplace cette cellule référencée afin d'indiquer A2 à la place. Pour éviter tout décalage, utilisez le signe dollar ($). Tapez $ A1 et coupez et collez-le dans une nouvelle cellule, par exemple, ce qui empêche un décalage dans la colonne (A); Un $ 1 empêche le décalage dans la ligne (1) et $ A $ 1 empêche le changement de changement dans n'importe quelle direction lors de la copie d'une formule.

C'est pratique lorsque vous avez une seule cellule à utiliser dans tout un tas de formules. Supposons que vous souhaitiez tout diviser par 100. Vous pouvez utiliser une formule telle que = (A1 / 100), mais cela signifie que vous ne pouvez pas modifier facilement la valeur 100 dans tous les domaines. Mettez le 100 dans la cellule B1 et utilisez = (A1 / B1) - mais ensuite, lorsque vous le coupez et le collez, il devient = (A2 / B2), puis = (A3 / B3), etc. Le $ corrige cela: = (A1 / $ B $ 1) peut être coupé et collé dans une ligne, mais la référence $ B $ 1 ne change jamais. Ensuite, vous pouvez modifier la valeur 100 dans la cellule si nécessaire pour expérimenter d'autres modifications.



Effectuer une analyse rapide

Si vous ne savez pas exactement quelles informations vous souhaitez appliquer aux données dans Excel, essayez le menu Analyse rapide pour parcourir rapidement les options. Sélectionnez les données et cliquez sur la case d' analyse rapide qui apparaît en bas à droite. Vous obtiendrez un menu contenant des options permettant d'appliquer rapidement la mise en forme conditionnelle, de créer des graphiques, de gérer les totaux, d'afficher des graphiques sparkline, etc.



Grands raccourcis Excel

Excel, comme tout bon logiciel, possède de nombreux raccourcis clavier excellents. Voici quelques-uns des meilleurs.

Ctrl +; -Insère la date du jour.

Ctrl + Maj +: -Insère l'heure actuelle (les deux points sont ce qui se trouve dans une lecture d'horloge, telle que 12:00).

Ctrl + Maj + # - Modifie le format d'une date.

Ctrl + 5: applique un texte barré au texte d'une cellule.

Ctrl + 0 - Masque la colonne en cours.

Ctrl + 9 - Masque la ligne en cours.

Ctrl + F6: permet de basculer entre les classeurs ouverts (c'est-à-dire d'ouvrir des fichiers Excel dans différentes fenêtres).

Ctrl + ` - C'est la marque d'accent, vers le haut de la touche 1. Cette liste déroulante bascule la vue dans la feuille pour afficher toutes les formules.

Ctrl + PageUp ou PageDown - Un décalage rapide entre les feuilles du classeur actuellement ouvert.

F2 - Commencez à modifier la cellule actuellement sélectionnée (beaucoup plus rapidement qu'un double-clic).

Maj + F10 - Ouvre le menu contextuel de la cellule dans laquelle vous vous trouvez.



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