16 astuces Microsoft qu'il vous faut apprendre maintenant

Microsoft Word est le programme de traitement de texte le plus répandu sur le marché. Il est intuitif même pour les utilisateurs d'ordinateurs les plus analphabètes sur le plan technologique et est soutenu par la puissante suite Microsoft Office.

Encouragé par des programmes basés sur le cloud tels que Google Documents, Word a évolué au fil des ans avec les abonnements en ligne offrant un accès sur plusieurs appareils, ainsi qu'une version gratuite et basée sur le cloud de Word. Malgré la concurrence, les logiciels de Microsoft restent l’outil de choix pour la production de documents importants. Et pourquoi pas? Il est fiable, personnalisable et offre de nombreuses fonctionnalités intégrées que vous n'avez peut-être pas encore essayées. Lisez la suite pour des friandises semi-cachées que seuls les utilisateurs expérimentés savent.

Déterminez vos statistiques de lisibilité

Word a le pouvoir de juger non seulement votre grammaire et votre orthographe, mais également de la complexité de votre écriture. Par exemple, votre écriture correspond-elle au niveau de compréhension de quelqu'un qui poursuit des études de troisième cycle ou de quelqu'un qui apprend encore leurs formes et leurs couleurs?

Word utilise des tests linguistiques tels que le test Flesch Reading Ease, qui calcule un score sur une échelle de 100 points. Plus le chiffre est élevé, plus il est facile à comprendre. La propre documentation d'Office suggère que vous souhaitiez un score compris entre 60 et 70.

En outre, Word exécutera un test lingual similaire, le test de niveau de classe Flesch-Kincaid, qui vous indiquera le niveau de classification américain du texte; la plupart des documents devraient viser entre 7.0 et 8.0, indique Microsoft.

Pour utiliser cette fonctionnalité, vous devez d'abord l'activer en naviguant jusqu'à Fichier> Options> Vérification. Sélectionnez ensuite Afficher les statistiques de lisibilité sous Orthographe et grammaire. Désormais, lorsque vous demandez à Word d'exécuter une vérification orthographique, les statistiques de lisibilité de votre document sont également générées.



Mettre en surbrillance un champ de texte carré

Voici une fonctionnalité qui ne sera utilisable que dans des cas très spécifiques. Si vous maintenez la touche Alt sous Windows ou la touche Option sur un Mac enfoncée pendant que vous cliquez et faites glisser votre souris, vous pourrez dessiner une zone dans le document qui mettra en surbrillance tous les caractères qu'elle contient. Si vous avez toujours voulu créer un carré parfait de texte violet au milieu d'un bloc de texte, voici comment procéder.



Générer du texte aléatoire

Si vous avez besoin d'ajouter Lorem Ipsum à votre document en tant qu'espace réservé, Word vous couvre. Tapez simplement: = lorem (p, l) et remplacez le "p" par le nombre de paragraphes que vous souhaitez, puis le "l" par le nombre de phrases dont vous avez besoin. Vous pouvez également simplement inclure un nombre entre parenthèses et cela créera autant de paragraphes. Lorsque vous êtes prêt, placez le curseur à la fin de l’équation et appuyez sur Entrée pour générer votre texte.

Vous pouvez également utiliser une documentation Office aléatoire gobbledygook comme matériau source de votre remplisseur de lieu. Utilisez l'équation = rand (p, l) à la place.



Ajouter une calculatrice à Word

Word a une calculatrice intégrée qui peut vous aider à résoudre des équations directement dans votre document. Tout d’abord, ajoutez-le au menu Word en sélectionnant Fichier> Options> Barre d’accès rapide, puis en sélectionnant Toutes les commandes dans le menu déroulant. Recherchez Calculer, puis cliquez sur Ajouter pour le déplacer dans la colonne Barre d’accès rapide. Cliquez sur OK pour revenir à votre document.

Vous remarquerez qu'un petit cercle gris a été ajouté en haut de votre document Word. Vous pouvez maintenant taper des équations mathématiques et si vous les mettez en surbrillance, cette icône changera de couleur. Appuyez sur l'icône et Word calculera la réponse.



Surligner une phrase en un clic

Pour mettre rapidement en évidence une phrase entière, maintenez la touche Ctrl enfoncée sous Windows ou la touche Commande sur un Mac, puis cliquez sur le début de la phrase. Word se chargera du reste.



Montez à bord pour modifier des points chauds

Si vous appuyez sur Maj-F5, vous pourrez parcourir les parties de votre document récemment modifiées. Cette astuce va même vous rappeler où vous aviez édité en dernier après avoir rouvert un document.



Écrire du texte n'importe où

Vous pouvez utiliser Word comme un tableau blanc et placer facilement du texte n'importe où sur la page. Il vous suffit de cliquer deux fois sur n’importe quel endroit de la page et Word vous permettra de commencer à taper à cet endroit. Word insère automatiquement les retours et les tabulations pour vous permettre de saisir du texte. Poètes d’avant-garde, cette fonction est pour vous.



Date et heure de mise à jour automatique

Parfois, vous utilisez un document à plusieurs reprises, ne mettant à jour que quelques détails clés. S'il s'agit d'un document ressemblant à une lettre incluant la date et / ou l'heure, une astuce intéressante consiste à permettre à Word de mettre à jour la date automatiquement.

Sous l'onglet Insérer, cliquez sur le bouton Date et heure pour afficher une fenêtre contextuelle. Cliquez sur le format de date souhaité, puis sur la case "Mettre à jour automatiquement" dans le coin inférieur droit. Maintenant, la date sera automatiquement mise à jour chaque fois que vous ouvrez (ou imprimez) le document.



Conversion en PDF et HTML Doc

Word facilite la conversion de votre document en un fichier PDF ou HTML. Lorsque vous "enregistrez en tant que" fichier, vous verrez un menu déroulant "Enregistrer en tant que type", qui fournira une multitude d'options, notamment PDF et une page Web.

Notez que la fonction Page Web peut inclure beaucoup de code supplémentaire. Cela n'affectera pas nécessairement la page, mais peut rendre les choses un peu compliquées si vous devez changer quelque chose. Une autre option consiste à utiliser un site de conversion gratuit tel que Word pour nettoyer HTML, qui, comme son nom l'indique, créera du code HTML à partir de texte directement copié et collé à partir d'un document Word.



Changez les capitalisations facilement

Vous pouvez facilement changer la capitalisation de n'importe quel texte en un clic. Mettez une sélection en surbrillance et cliquez sur le menu déroulant "Aa" pour modifier le texte entre les majuscules, les majuscules et les minuscules. Vous pouvez également faire commencer chaque mot par une majuscule et basculer entre les cas.



Afficher les caractères cachés

Si vous travaillez sur un document complexe avec différents styles, colonnes et formats, la modification peut rapidement devenir un exercice fastidieux. La meilleure façon de voir ce qui se passe dans la mise en forme de votre document est de rendre visibles toutes les marques invisibles (retours à la source, retours à la presse, onglets, espaces). Appuyez sur Ctrl-Maj-8 sous Windows ou Commande-8 sur un Mac.



Remplacer les caractères invisibles et le formatage

L'outil Rechercher et remplacer dans Microsoft Word est une bouée de sauvetage. Vous pouvez rapidement et facilement effectuer des modifications massives sans avoir à rechercher et à picorer à chaque fois que quelque chose doit être changé. Mais vous pouvez également rechercher et remplacer les caractères masqués dans votre document.

Cliquez sur le bouton Rechercher et remplacer dans Word, puis cliquez sur Plus dans la boîte de dialogue. Cliquez sur Format pour rechercher la mise en forme dans votre document. Le menu déroulant comprend les marges, la police, les styles et l'interligne. Ainsi, vous pouvez, par exemple, rechercher et remplacer une police verte par une police violette. Cliquez sur Spécial pour rechercher des caractères spéciaux (tiret, espace, etc.).

Vous pouvez également insérer des commandes dans le champ de texte pour rechercher directement le formatage et les caractères. Utilisez ^ p ^ p pour rechercher / remplacer les espaces doubles et remplacez-les par ^ p pour les espaces simples. Vous pouvez également utiliser ^ t pour rechercher des tabulations, ^ # pour rechercher des chiffres, ^ $ pour des lettres et ^ w pour tout espace blanc.



Insérer des objets dans Word

Si vous sentez que votre document peut utiliser un petit quelque chose ajouté au corps de texte, Word vous permet d'insérer des objets directement sur la page. Cliquez sur Insérer> Objet pour ouvrir une boîte de dialogue vous indiquant ce que vous pouvez ajouter. Voici comment ajouter un graphique à votre document, mais vous pouvez également intégrer un fichier PDF ou une feuille de calcul Excel.



Insérer des équations

Vous pouvez ajouter des équations mathématiques complexes dans Word en cliquant sur Insertion> Équation, puis en sélectionnant l'équation que vous souhaitez ajouter. Une fois qu’il a été inséré dans votre document, vous êtes libre de modifier le formatage ou de remplacer les lettres par des chiffres.



Protégez votre document

Word a une bonne quantité de protection intégrée qui chiffrera votre écriture. Cliquez sur Fichier> Informations pour gérer les autorisations d'affichage et de modification, activer le chiffrement du mot de passe et créer un mot de passe pour le document.



Le champ de recherche est votre ami

Vous ne savez pas où quelque chose est? Dans les versions plus récentes de Microsoft Word, vous pouvez saisir ce que vous recherchez dans la zone de recherche pour un accès rapide.