12 astuces d'agenda Google que vous n'utilisez probablement pas

Même si vous n'êtes pas un passionné quotidien de Google Agenda, vous avez sans doute déjà utilisé l'outil de productivité pour organiser votre vie personnelle et professionnelle. Et pour cause: c'est vraiment utile.

Mais aussi utile que le calendrier soit devenu utile dans notre vie numérique, il peut parfois sembler être l’enfant mal aimé de la famille des outils Web de Google. Après tout, c’est le moteur de recherche qui reçoit tous les œufs de Pâques élaborés, et non le calendrier.

En fait, le calendrier est tellement sous-utilisé qu'il contient de nombreuses astuces que vous ne connaissiez probablement pas. Découvrez-les ci-dessous.

Glisser-déplacer des événements sur Google Agenda

Besoin de déplacer rapidement une réunion à un autre jour? Vous pouvez l'éditer manuellement ou simplement glisser-déposer jusqu'au jour souhaité. De même, si vous cliquez pour ajouter un nouvel événement et que la date est incorrecte, faites-la glisser vers le bon jour.



Apprendre les raccourcis clavier

Arrêtez d'utiliser votre souris pour vous déplacer sur l'écran. Au lieu de cela, utilisez des raccourcis clavier et rendez les choses plus fluides. Google Agenda en a beaucoup, mais voici quelques bonnes choses à savoir:

défiler jusqu'à la plage de dates précédente: k ou p

faire défiler jusqu'au prochain intervalle de dates: j ou n

sauter à aujourd'hui: t

créer un événement: c

delete event: Backspace ou Delete

recherche: /

vues (jour): 1 ou j , (semaine): 2 ou v , (mois): 3 ou m ; (4 jours): 4 ou x , (agenda): 5 ou a



Recevez un agenda quotidien

Tout le monde pourrait utiliser un assistant personnel. Cela ne se produira pas, mais l'agenda quotidien de Google Agenda vous enverra un e-mail tous les matins à 5 heures avec un aperçu des événements de votre journée.

Pour le configurer, cliquez sur la roue dentée située dans le coin supérieur droit ( ) et sélectionnez Paramètres. Dans le menu de gauche, cliquez sur le nom du calendrier pour lequel vous souhaitez recevoir des courriers électroniques. Sous Notifications générales est une option pour l’agenda quotidien. Dans le menu déroulant, sélectionnez Email.



Activer et utiliser des tâches

Besoin d'aide pour organiser vos événements? Le calendrier comprend une fonction de tâches utile, mais difficile à trouver. Sur le côté droit, recherchez la petite icône bleue des tâches. Cliquez dessus et le menu Tâches va glisser à partir de la droite. Créez un nouveau rappel en cliquant sur "Ajouter une tâche" et en complétant les détails. Cliquez sur l'icône en forme de crayon pour ajouter une description, une date et des sous-tâches. Marquez les tâches comme vous les terminez.



Ajouter un calendrier

Besoin de savoir ce que vos amis ou vos collègues sont en train de préparer? S'ils utilisent également Google Agenda, vous pouvez ajouter leurs calendriers au vôtre. Sur le côté gauche, cliquez sur le menu hamburger ( ) et recherchez "Ajouter un calendrier". Entrez l'adresse email de quelqu'un que vous connaissez. Si vous n'y avez pas déjà accès, un menu contextuel apparaîtra. cliquez sur "Demander un accès" et cette personne recevra un message demandant l'autorisation de voir son calendrier. Une fois que vous avez obtenu l'accord, leurs événements apparaîtront sous la forme d'une couche sous votre section "Autres calendriers".



Créer un nouveau calendrier

Si votre calendrier principal est un peu encombré, créez des calendriers distincts pour certains types d’événements (travail, projets personnels, spécifiques, etc.) et organisez-les en sous-calendriers partageables imbriqués dans Mes calendriers.

Pour créer un nouveau calendrier, cliquez sur l’icône à trois points ( ) en regard du champ Ajouter un agenda et sélectionnez Nouvel agenda dans le menu déroulant (également accessible via le menu Paramètres). Nommez votre calendrier, ajoutez une description et définissez un fuseau horaire. Une fois le calendrier créé, vous pourrez modifier ses paramètres, gérer les notifications et les partager avec d’autres.



Partagez votre calendrier

Si vous souhaitez partager un calendrier existant, accédez à Paramètres, puis cliquez sur votre calendrier. Faites défiler jusqu'à la section Autorisations d'accès et cliquez sur «Obtenir un lien pouvant être partagé», ce qui générera une URL que vous pouvez copier et partager avec d'autres.

Pour partager un calendrier avec une personne par courrier électronique, faites défiler jusqu'à la section "Partager avec des personnes spécifiques". Cliquez sur Ajouter des personnes et entrez une adresse électronique.



Intégrez votre calendrier

Google vous permet également d'intégrer votre calendrier sur un site Web ou un blog. Accédez à la page Paramètres, cliquez sur le calendrier que vous souhaitez incorporer, puis sélectionnez Intégrer le calendrier. Copiez le code intégré à droite. Pour modifier l'aspect du calendrier (taille, couleurs, etc.), cliquez sur le lien Personnaliser.



Trouver un moment qui convient à tous

Trouver un moment où tout le monde est libre peut être une expérience frustrante. Plutôt que d'envoyer une invitation et d'espérer le meilleur, regardez d'abord le calendrier de vos collègues.

Cliquez sur le bouton "+ Créer" et sélectionnez Plus d'options. Sur la page suivante, sélectionnez l'onglet Trouver une heure. Sur la droite, tapez les noms des personnes que vous souhaitez inviter dans la zone "Ajouter des invités"; Google Agenda peut accueillir jusqu'à 20 personnes. Leurs calendriers apparaîtront, chaque personne étant d'une couleur différente. S'ils ont prévu quelque chose, le message "Occupé" sera affiché pendant ce laps de temps. Trouvez un moment qui fonctionne pour tout le monde.



Bloquer les rendez-vous

Si vous souhaitez réserver du temps pour permettre à d'autres personnes de planifier des réunions avec vous, Google Agenda vous permet de créer des espaces de rendez-vous.

Créez un nouvel événement à un moment où vous serez libre, puis cliquez sur "Créneaux horaires" sur la droite. L'icône de votre événement deviendra celle d'une boîte. Cliquez sur la page de l'événement pour afficher le lien "Page de rendez-vous de ce calendrier". Cliquez dessus et vous verrez une version Web partageable de votre calendrier. C’est là que d’autres peuvent faire valoir leurs droits. Partagez l'URL avec d'autres personnes ou autorisez-les à cliquer sur Google Agenda.



Ajouter Google Hangout à un événement

Si certains des participants à votre réunion vous rejoignent à distance, appliquez une vidéoconférence Google Hangouts Meet. Créez un événement et cliquez sur Plus d'options. Sous Ajouter une conférence, sélectionnez Ajouter une réunion Hangouts. Cela générera une URL d'appel vidéo qui apparaît dans l'invitation.

Si vous préférez un autre service VOIP, Google Agenda est également compatible avec RingCentral, Vonage, Webex et de nombreux autres. Ajoutez-les à partir du menu Add-ons.



Ajouter des vacances et autres informations utiles

Voulez-vous connaître toutes les vacances majeures et mineures, les fêtes nationales d'autres pays, la prochaine compétition de votre équipe sportive préférée, ou les phases de la Lune? Calendar fournit un certain nombre de superpositions de stock remplies uniquement de ce type d'informations utiles.

Pour ajouter ces détails à votre calendrier, cliquez sur l'icône représentant une roue dentée ( ) et sélectionnez Paramètres. Sous Général, à gauche, sélectionnez Ajouter des calendriers> Parcourir les calendriers qui vous intéressent, puis cliquez sur les calendriers que vous souhaitez importer (cliquez sur l'icône en forme d'œil pour un aperçu). Une fois abonné, vous le trouverez imbriqué dans la section Autres calendriers.



Accéder aux calendriers sur Alexa et iOS

Pour en savoir plus, consultez Comment lier votre calendrier à Alexa d'Amazon et Partager vos calendriers à partir d'iPhone et d'iPad.